Świątki 87, 11-008 Światki
tel. (089) 616 98 83 Fax. (089) 616 98 22

Sekretarz Jarosław Milewski Kierownik Wydziału tel. wew. 102

Zbigniew Wojtera - oświata, zamówienia publiczne tel. wew. 109
Martyna Schlegel - sekretariat; CEiDG, archiwum zakładowe tel. wew.  9
Agnieszka Orłowska - współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, ochrona zdrowia oraz promocja tel. wew.  104

 Do zadań WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO należy w szczególności:
    1. W zakresie spraw kancelaryjno – organizacyjnych (sekretariat):
    1) przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
    2) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu i wypływającej z Urzędu;
    3) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu od mieszkańców,
    4) przyjmowanie interesantów w sprawach indywidualnych, w tym sprawie skarg i wniosków oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta, Sekretarzem,Naczelnikiem, bądź kierowanie do właściwych referatów i stanowisk pracy,
    5) zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych, referendach oraz przy tworzeniu jednostek pomocniczych gminy - w ramach określonych przepisami szczegółowymi,
    6) dokonywanie zakupu, ewidencjonowanie i rozliczanie materiałów biurowych, prowadzenie gospodarki drukami, zaopatrzeniem materiałowo - technicznym i tablicami informacyjnymi,
    7) dysponowanie pieczęciami urzędowymi,
    8) prenumerata czasopism,
    9) zapewnienie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt,
    10) nadzór nad warunkami pracy w Urzędzie - zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach Urzędu, właściwego stanu technicznego pomieszczeń i sprzętu, wskazywanie konieczności naprawy, konserwacji lub remontu,
    11) obsługa sekretariatu, prowadzenie rejestru obwieszczeń sądowych,
    12) ewidencjonowanie interpelacji, wniosków i uwag posłów, senatorów, parlamentarzystów europejskich i zapytania radnych,
    13) ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników,
    14) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych.
    2. W zakresie spraw związanych z prowadzeniem archiwum:
    1) prowadzenie archiwum zakładowego;
    2) przygotowywanie dokumentów do archiwizacji oraz niszczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
    3. W zakresie spraw dotyczących działalności gospodarczej:
    1) prowadzenie spraw z zakresu Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej,
    2) prowadzenie ewidencji gospodarstw agroturystycznych.
    4. W zakresie oświaty i kultury:
    1) Do zadań należy prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły, placówki oświatowe i biblioteki, a w szczególności spraw dotyczących:
    a) zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,
    b) utrzymywania tych jednostek,
    c) kształtowania sieci przedszkoli i szkół podstawowych,
    d) prowadzenie spraw dotyczących zatwierdzania  arkuszy organizacyjnych przedszkoli i szkół podstawowych,
    e) powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej i odwoływanie z tych stanowisk,
    f) oceniania dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
    g) zatrudniania dyrektorów tych jednostek jako pracowników – nauczycieli,
    h) prowadzenie spraw związanych z przydzielaniem godzin dla uczniów, którzy na podstawie orzeczenia Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej wymagają nauczania indywidualnego,
    i) załatwianie skarg i wniosków dotyczących funkcjonowania podległych placówek oświatowych,
    j) prowadzenie spraw związanych z dowozem uczniów do szkół,
    k) współpraca z Kuratorium Oświaty w sprawach uregulowanych odrębnymi przepisami,
    l) wdrażanie w praktyce gminnej polityki oświatowej,
    m) przygotowania innych zadań wynikających z Karty Nauczyciela, ustawy o systemie oświaty oraz Prawo oświatowe,
    n) prowadzenie spraw związanych z bibliotekami m.in. sprawy:  tworzenia, łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek, nadawania im statutów oraz zapewnienia bibliotekom właściwych warunków działania, prowadzenia spraw dotyczących zakładania, utrzymywania i nadzorowania bibliotek publicznych.
    5. W zakresie zamówień publicznych:
    1) organizowanie procesu udzielania zamówień publicznych na podstawie składanych przez komórki organizacyjne wniosków o wszczęcie postępowania przetargowego,
    2) uczestnictwo w szkoleniach oraz informowanie pracowników urzędu o zmianach w przepisach dotyczących udzielania zamówień publicznych,
    3) doradztwo w sprawach zamówień publicznych w tym wyrażanie opinii w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
    4) przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówień w postępowaniach przetargowych prowadzonych na wniosek innych komórek organizacyjnych,
    5) prowadzenie obsługi organizowanych postępowań w tym zamieszczanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych,
    6) prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych,
    7) przygotowywanie aktów prawnych dotyczących realizacji zamówień publicznych, druków, formularzy i innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia postępowania przetargowego,
    8) sporządzanie sprawozdań dotyczących udzielonych zamówień publicznych i wniesionych protestów,
    9) koordynowanie udzielania zamówień publicznych przez inne referaty.
    6. W zakresie spraw dotyczących sportu i rekreacji:
    1) realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej, w tym: sportu, rekreacji i wypoczynku, za wyjątkiem pracowniczych ogrodów  działkowych.
    7. W zakresie spraw dotyczących informatyki:
Do zadań informatyka należy pełnienie funkcji kontrolnych i administracyjnych dla systemów i poszczególnych stanowisk w celu zapewnienia sprawnego bezpiecznego i zgodnego z prawem ich funkcjonowania, a także czuwania nad ich rozwojem adekwatnym do potrzeb Urzędu, w szczególności poprzez:
    1) okresową analizę stanu systemów,
    2) czuwanie nad bezpieczeństwem procesu przetwarzania i przechowywania danych,
    3) przeprowadzanie kontroli znajomości i stosowania zasad przy pracy na poszczególnych stanowiskach,
    4) zgłaszanie wniosków dotyczących modernizacji systemów,
    5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących prawidłowego i bezpiecznego użytkowania systemów, w tym prawidłowej archiwizacji danych i organizacji szkoleń,
    6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących zainstalowanych programów i sprzętu,
    7) udział w likwidowaniu zauważonych utrudnień i nieprawidłowości,
    8) współdziałanie z dostawcami programów i przekazywanie informacji do i od użytkowników,
    9) prowadzenie i aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Urzędu,
    10) bieżąca aktualizacja programu komputerowego do obsługi prawnej oraz opieka nad kserokopiarką.
    11) Koordynacja wspólnych działań związanych z pozyskaniem środków z funduszy strukturalnych.
    8. W zakresie spraw dotyczących promocji, ochrony zdrowia i współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami:
    1) opracowywanie projektu rocznego programu współpracy Gminy Świątki z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
    2) prowadzenie stosownych konsultacji społecznych;
    3) bieżąca współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań publicznych;
    4) prowadzenie spraw wynikających z przepisów prawa o stowarzyszeniach, zgromadzeniach, zbiórkach publicznych;
    5) nawiązywanie współpracy z innymi organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami, instytucjami i  radami sołeckimi w celu aktywizacji programów profilaktycznych;
    6) inicjowanie działań na terenie Gminy Świątki;
    7) realizacja zadań z zakresu integracji europejskiej,
    8) organizowanie działań promocyjnych gminy, udział w targach turystycznych oraz spotkaniach i konferencjach mających na celu promowanie walorów gminy,
    9) przygotowywanie materiałów promocyjnych,
    10) współpraca z organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami i innymi instytucjami w zakresie promocji i rozwoju gminy,
    11) tworzenia i utrzymywania oraz przekształcania i likwidacji zakładów opieki zdrowotnej, uzdrowisk i lecznictwa uzdrowiskowego, zwalczanie chorób zakaźnych, współdziałanie i  koordynacja  z Niepublicznymi Zakładami  Opieki Zdrowotnej i Ochroną Zdrowia,
    12) nadzór nad działalnością instytucji prowadzących działalność kulturalną na terenie gminy, w zakresie ustalania kalendarza imprez kulturalnych, turystycznych i sportowych oraz koordynacja z projektem budżetu na dany rok,
    13) współdziałanie z instytucjami, firmami, jednostkami, urzędami w zakresie wypoczynku oraz rozwoju i promocji turystyki i kultury,
    14) kontakty z mediami,
    15) kontakty z zagranicą,
    16) sprawowanie opieki nad związkami twórczymi i twórcami ludowymi,
    17) współdziałanie w zakresie opieki nad dobrami kultury i właściwego ich wykorzystania,
    18) prowadzenie ewidencji /rejestru/ placówek kultury,
    19) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury i muzeów,
    20) okresowa ocena stanu bhp sporządzanie wniosków w celu poprawy tego stanu,
    21) organizacja szkolenia w zakresie bhp pracowników UG w Świątkach,
    22) przygotowanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
    23) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych i wyników badan środowiska pracy,
    24) udział w dochodzeniach powypadkowych.

 

 

(3 stanowiska pomocnicze i obsługi):
- sprzątaczka (1);
- kierowca (1);
- administrator świetlicy (1)