Przedmiot zamówienia jest dofinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

 

 

Świątki, 12-11-2013 r.

 

Gmina Świątki

11-008 Świątki

Świątki 87

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

dla zamówień o wartości nie przekraczającej

wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro netto

na audyt zewnętrzny realizacji projektu:  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki” 

 

 

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Świątki

11-008 Świątki

Świątki 87

 

II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA ZAMÓWIENIA

1. Siedziba Zamawiającego.

2. Strona internetowa Zamawiającego:  http://bip.swiatki.nowoczesnagmina.pl/?c=179

 

III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zgodnie z Zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013,

IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

 

1. Przedmiotem zamówienia jest  audyt zewnętrzny

Audyt zewnętrzny powinien obejmować analizę:

•dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w

odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków,

•procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i

odpowiedniego udokumentowania,

•sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia

założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie.

Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione

wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą

opinię i sporządzić raport w tym zakresie.

Zakres audytu zewnętrznego

Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:

1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta.

2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym.

3) Audyt zgodności realizacji projektu.

4) Wizyta na miejscu realizacji projektu.

5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji.

6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi.

7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji.

Audyt zewnętrzny w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:

1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta:

a) ocenę wielkości i przygotowania kadr,

b) identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych),

c) ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji,

d) sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów.

Zakres powyższego obszaru jest fakultatywny.

2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym:

a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,

b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,

c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej),

d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie,

e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie,przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach),

f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami,

g) sprawdzenie zapewnienie przez Beneficjenta wkładu własnego,

h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie),

i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta,

j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi,

k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu,

l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,

m) sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta,

n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny),

o) sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

3) Audyt zgodności realizacji projektu:

a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych),

b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),

c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,

d) sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych (o ile dotyczy), obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych,

e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacja projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami),

f) prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady konkurencyjności, przejrzystości i należytego upubliczniania (w przypadku Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych),

g) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,

h) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia,

i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników,

j) ocenę prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej (o ile dotyczy), zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacja warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu (dotyczy wniosków o dofinansowanie nie uwzględniających pomocy publicznej),

k) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte,

l) ocenę prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną),

m) ocenę poprawności udzielania pomocy publicznej,

4) Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:

a) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją, protokołami odbioru zakupionego sprzętu,

b) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.

5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.:

a) sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg

i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu,

b) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.

6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczy m.in.:

a) polityki równości szans i niedyskryminacji,

b) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych),

c) polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).

7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje m.in.:

a) potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

Zakres raportu z przeprowadzonego audytu zewnętrznego powinien zawierać następujące elementy:

1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania,

2) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym,

3) termin, w którym prowadzono audyt,

4) okres objęty audytem,

5) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,

6) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu,

7) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,

8) ustalenie stanu faktycznego,

9) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,

10) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu.

Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

2. Wykonawcy składający oferty powinni spełniać następujące warunki:

a) posiadać uprawnienia do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),

b) posiadać kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),

c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,

d) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,

e) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

f) wymagane jest, aby jednym z członków zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia

biegłego rewidenta.

3. Wykonawca składając swoją ofertę załączy:

a)       Ofertę cenową określającą cenę ryczałtową wykonania zamówienia (cena oferty winna obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca przy realizacji zamówienia, razem z następującymi kosztami - podatek VAT, koszty transportu), którą należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 od niniejszego zapytania.

b)       wykaz wykonanych, w ciągu ostatnich 3 lat, audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

      c)    wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich                  kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

d)   kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje      zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.

V. KRYTERIA OCENY

 

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował kryterium ceny:

L.P

Kryterium

Waga

1.

Cena

100% (100%= 100,00 pkt)

 

2. Punktacja za kryterium „cena” zostanie obliczona, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, w następujący sposób:

Pbad.C= C min/Cbad x PC max

Gdzie:

Pbad.C – punkty za kryterium cena przyznane danej ofercie

C min –   najnizsza cena spośród ocenianych ofert

Cbad-        cena oferty badanej

PC max-     maksymalna liczba punktów, jaką można uzyskać w kryterium cena

 

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę  punktów

VI. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.      Wymagany termin wykonania zamówienia: 10 12 2013 roku

   VII.   WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW

Dodatkowo informujemy, iż wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do  przeprowadzenia  innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów  dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

1.      Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie są powiązani z  Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązanie kapitałowe lub osobowe  rozumie się:

·        Uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

·        Posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

·        Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego,  prokurenta, pełnomocnika,

·        Pozostawienie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności, w wyborze Wykonawcy, w  szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub  w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W związku z powyższym w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiający prosi o przesłanie Oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo- załącznik nr 3.  Brak przesłania podpisanego  Oświadczenia będzie  skutkował wykluczeniem  oferty z postępowania.

VIII. ZAWARTOŚĆ OFERTY

Kompletna oferta musi zawierać:

1.     Wypełniony formularz ofertowy- załącznik  nr 1

2.    Wykaz wykonanych audytów- wzór załącznika  2

3.    Wykaz osób - załącznik  nr 3

4.    Oświadczenie  o braku powiązań  z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo- załącznik nr 4

IX. TERMINY I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1  do niniejszego Zapytania w terminie  do 20-11-2013 roku  do godziny  12.00 (decyduje data wpływu)w Siedzibie Zamawiającego w Świątkach 11-008 Świątki, Świątki 87,  drogą elektroniczną na email: z.wojtera@swiatki.com.pl ; urzadgminy@swiatki.nowoczesnagmina.pl , Faxem na numer 896 169 822 lub drogą pocztową, przesyłką kurierską , osobiście, W przypadku przesłania oferty drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna  być zaadresowana: Gmina Świątki, 11-008 Świątki, Świątki 87

Audyt zewnętrzny projektu UDA-RPWM.06.02.02-28-019/10-01

 „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki”

Złożona  oferta musi być parafowana na każdej  stronie.  Załącznik nr 1 musi być podpisany przez osobę wskazaną w KRS lub zaświadczeniu o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej bądź innym rejestrze. Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę wskazaną w KRS lub w zaświadczeniu o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej bądź innym rejestrze. W przypadku składania ofert drogą elektroniczną konieczny jest podpis oferenta (np. w formie skanu)

X. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM

Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest

Wojtera Zbigniew zam. publiczne z.wojtera@swiatki.com.pl,  tel 509 222 045

XI. UWAGI KOŃCOWE

1.      Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn w  przypadku  zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzenia niniejszego Zapytania Ofertowego

2.      Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni  to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

3.      Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu .

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku  oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.

5.      Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których wskutek sprawdzenia wiarygodności ofert poweźmie informacje o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

6.      Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.

7.      Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

8.      Ostateczny wybór oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej.

9.      Oferty złożone po terminie lub  w inny sposób niż określony w  punkcie VII i IX nie zostaną rozpatrzone.

10.   Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w  rozumieniu art.66 § 1k.c.

11.   Oferenci  uczestniczą w postępowaniu  ofertowym  na własne ryzyko  i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.

12.   Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie  Oferent zawarł w swej  ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność z wymaganiami.

13.   Zamawiający nie  dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

14.   Zamawiający nie dopuszcza składania  ofert wariantowych.

15.   Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zostanie poinformowany pisemnie.

16.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zapytania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

FORMULARZ OFERTOWY

 

Zaproszenie do złożenia oferty dla zadania polegającego na: 

Wykonaniu audytu zewnętrznego projektu pn: „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki”  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

 

 

Wykonawca :

1. Nazwa Przedsiębiorstwa:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Adres Przedsiębiorstwa:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. Numer telefonu:          . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Numer faksu:            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Adres e-mail:            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Oferujemy wykonanie całości przedmiotu określonego w pkt 1. zaproszenia do złożenia zamówienia za cenę:

w kwocie netto złotych: ............................................. (słownie:...............................................................................................................)

w kwocie brutto złotych:..............................................

słownie:.................................................................................................................)

w tym podatek VAT w wysokości 23%, to jest w kwocie: ..........................zł

(słownie:................................................................................................................)

 

       7.Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, w terminie do 10 12 2013r.

8. Deklarujemy wykonanie przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z wymogami polskiego prawa.

9. Ponadto wiadczamy, że uzyskaliśmy wszystkie niezbędne informacje do przygotowania niniejszej oferty i nie wnosimy do nich zastrzeżeń.

10. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres: 30 dni.

 

 

 

__________________

miejscowość, data

___________________________________________________

podpis i pieczątka upoważnionego/ upoważnionych

przedstawiciela / przedstawicieli wykonawcy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

 

 

 

........................................                                                                                           ..........................................

Nazwa i adres wykonawcy                                                                                                                                miejscowość, data

 

 

 

Wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania

Wykonanie audytu zewnętrznego projektu pn:  „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki”  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

 

Lp.

Nazwa zadania

Nazwa i adres zlecenodawcy

Termin wykonania

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                     ..................................................................

                                                           podpis(y) osób upoważnionych

                                                                               do składania oświadczeń woli

                                                                                 w imieniu wykonawcy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

 

........................................                                                                                           ..........................................

Nazwa i adres wykonawcy                                                                                                                               miejscowość, data

 

 

Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich                  kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

projektu pn:  „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki”  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

 

 

 

Lp.

Imię i nazwisko

Kwalifikacje zawodowe

Doświadczenie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                           ..................................................................

                                                           podpis(y) osób upoważnionych

                                                                               do składania oświadczeń woli

                                                                                 w imieniu wykonawcy

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego

Oświadczenie osoby przeprowadzającej audyt zewnętrzny

Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu  „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki”  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

 

ja ………………………………………………………………………………….…………….

(imię i nazwisko)

jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:

3           nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę audytu zewnętrznego projektu,

3           nie jestem i nie byłem/-am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo jednostki z nią/nimi stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

3           nie osiągnąłem/-am chociażby w jednym roku w ciągu 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt),

3           w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem/am w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu,

3           nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany/-a z tytułu opieki, przysposobienia czy kurateli z osobą zarządzająca lub będącą w organach nadzorczych jednostki/-ek pełniącej/-ych rolę Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,

3           nie jestem i nie byłem/-am zaangażowany/-a w planowanie, realizację, zarządzanie działań finansowanych i realizowanych w ramach projektu, którego audyt dotyczy,

3           nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

 

 

    ................................................

                                                                                                                                                                                                  (Podpis osoby uczestniczącej

                                                                                                                                                                                                                       w przeprowadzeniu audytu)

.............................................

 

Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego

Wzór

UMOWA

NA PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO projektu UDA-RPWM.06.02.02-28-019/10-01

 „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

Umowa została zawarta w Świątkach, dniu …………………….. r. pomiędzy :

Gminą Świątki, Światki 87, 11-008 Świątki

REGON  510743203  NIP 739-34-67-507

reprezentowanym przez:

1. Janusza Sypiańskiego – Wójta Gminy

2. Dobrosławę Sztajnborn – Skarbnika Gminy

zwanym dalej Zamawiającym,

a .........................................................................................................................................................

 

reprezentowanym przez:

1 .............................................................................

2. ............................................................................

zwanym dalej „Wykonawcą”

NIP: ………………………                          REGON: …………………

działającym na podstawie wpisu do ………………………….. pod nr ……………… w dniu ………………… przez ………………………. w ……………………..

 

Została zawarta umowa następującej treści:

 

Na podstawie Zarządzenia Nr 25.2012 Wójta Gminy Świątki z dnia 31sierpnia 2012 roku w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.Dz.U.2013.907) oraz przeprowadzonego rozeznania cenowego, zawiera się umowę o wartości poniżej 14 000 EURO, o następującej treści:

§ 1

                                                                  Przedmiot umowy

1.1     Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania w imieniu i na rachunek Zamawiającego zgodnie z niniejszą umową usługę polegającą na:PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO projektu UDA-RPWM.06.02.02-28-019/10-01  „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne

1.2     sporządzeniu sprawozdania z przeprowadzonego audytu, którego elementem koniecznym jest opinia i raport o projekcie na temat:

1)      potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych
z realizowanym projektem.

2)      realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie,

3)      poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem.

2.       Audyt zewnętrzny projektu, o którym mowa w ust. 1, obejmuje zakres minimalny, zgodnie z obowiązującym, na dzień rozpoczęcia prac audytowych dla w/w projektu, dokumentem pt.: „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013”.

3.       Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu, Wykonawca zobowiązany jest
w terminie do 10 dni kalendarzowych  od dnia zakończenia ostatniej czynności audytowej, do przygotowania sprawozdania z audytu zewnętrznego o projekcie, sporządzonego w dwóch egzemplarzach w formie pisemnej (wydrukowanej) w języku polskim (oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD).

                                                                  § 2

                     Harmonogram przeprowadzania audytu zewnętrznego

             Czas wykonywania czynności audytowych dla przedsięwzięcia:

1. PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO projektu UDA-RPWM.06.02.02-28-019/10-01  „Zakup średniego specjalistycznego samochodu ratowniczo-gaśniczego dla OSP Świątki” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze” Działanie 6.2 „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne do dnia 10 12 2013 r.

2.Termin przekazania ostatecznego sprawozdania z przeprowadzonego audytu:
do 10 grudnia 2013 r.

                                                      § 3

                                        Wykonanie umowy

1.       Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia, wiedzę, kwalifikacje, umiejętności
i doświadczenie w zakresie zagadnień dotyczących audytu i funduszy strukturalnych UE.

2.       Wykonawca zobowiązuje się informować przedstawicieli Zamawiającego o wszystkich istotnych sprawach oraz dostrzeżonych uchybieniach w realizacji prac objętych umową.

3.       Ze względu na właściwość przedmiotu umowy strony zgadzają się, że Zamawiający jest zobowiązany współdziałać z Wykonawcą w celu wykonania przedmiotu umowy.

4.       Obowiązek współdziałania w szczególności polega na dostarczeniu Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiałów źródłowych dotyczących badanego projektu.

5.       Wykonawca usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w szczególności sprawdzi:

a)                  dokumentację dotyczącą projektu,

b)                  realizację zakresu rzeczowego projektu przewidzianego we wniosku
o dofinansowanie i studium wykonalności,

c)                  dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia do przedłożenia wniosku o płatność,

d)                  faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego,

e)                  kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosku o płatność z zapisami księgowymi,
w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych,

f)                   wiarygodność części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót czy dostarczonych dostaw w ramach projektu,

g)                  spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji,

h)                  sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania
o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu,

i)                    poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego
z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów.

6.       Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu będzie zawierać minimalny zakres wynikający z aktualnych na dzień rozpoczęcia czynności audytowych dla w/w
projektu, wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WiM w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

7.       Wykonawca zobowiązuje się do:

            1.1 wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z:

            a) obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

                b) wydanymi przez Urząd Marszałkowski Województwa  Warmińsko-Mazurskiego Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na
lata 2007-  2013
, zamieszczonymi na stronie
www.rpo.warmia.mazury.pl,

                  c) Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego ogłoszonymi przez Institute of Internal Auditors (IIA),

            1.2 wykonania przedmiotu umowy z najwyższą starannością,

            1.3 utrzymania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem                   umowy.

8. Wykonawca potwierdza, że zgodnie ze złożoną ofertą, przedmiot umowy będą
     wykonywać następujące osoby:

-       ………………………………..

-       ………………………………..

-       ………………………………………………….

       9. Ze strony Zamawiającego osobami upoważnionymi do udzielania wyjaśnień są:

-       …………………………………………………….

10.   Wykonawca nie może powierzyć w całości lub w części wykonania przedmiotu niniejszej umowy osobom lub podmiotom innym niż określone w ofercie oraz w § 3 ust. 8 bez pisemnej zgody Zamawiającego.

11.   Wykonawca przedmiotu niniejszej umowy nie może przekazać praw (zakaz cesji)
i obowiązków wynikających z umowy w całości.

12.   Zamawiający ma prawo do odniesienia się, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wydrukowanej wersji sprawozdania, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 1.2, do treści sprawozdania. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do sprawozdania  (dopuszcza się wnoszenie uwag faxem lub e-mailem), Wykonawca uwzględnia uwagi lub  uzasadnia na piśmie brak możliwości lub niezasadność ich uwzględnienia i ponownie przekazuje sprawozdanie Zamawiającemu w terminie 5 dni kalendarzowych od daty otrzymania uwag.

13.   Datę podpisania przez Zamawiającego protokołu zdawczo- odbiorczego traktuje się jako datę wykonania i odbioru przedmiotu umowy oraz przeniesienia przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdania z przeprowadzonego audytu, o którym mowa w § 1 ust. 1 i 2, na wszystkich polach eksploatacji, na czas nieokreślony.

14.   Do sprawozdania z przeprowadzonego audytu Wykonawca dołączy pisemne  oświadczenie, że przedmiot umowy jest wykonany zgodnie z umową, przepisami prawa powszechnie obowiązującego, Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach  Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego ogłoszonymi przez Institute of Internal Auditors (IIA)
i że został wydany w stanie kompletnym z punktu widzenia celu, któremu ma służyć.

15.  Wszystkie dokumenty, które będą rezultatem realizacji umowy będą oznaczone odpowiednimi logotypami i informacją o dofinansowaniu projektu poddanego audytowi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, zamieszczonymi na stronie www.rpo.warmia.mazury.pl. 

§ 4

       Wynagrodzenie

1.       Za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 1.1 lit. a) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości ………………………………. zł brutto (słownie: …………………………………………………………………………………)

Wynagrodzenie będzie płatne po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego

2.       Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy ma charakter ryczałtowy, nie podlega waloryzacji oraz uwzględnia wszystkie wymagane opłaty i koszty niezbędne do zrealizowania w całości przedmiotu umowy, bez względu na okoliczności i źródła ich powstania, w tym również koszty usunięcia wad.

3.       Uregulowanie przez Zamawiającego zobowiązania za wykonaną usługę nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku udzielania Zamawiającemu dalszych ewentualnych wyjaśnień
i wykonania w związku z tym niezbędnych czynności w zakresie przewidzianym niniejszą umową. Dotyczy to m.in. uchybień zgłoszonych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM
w  ostatecznej wersji sprawozdania, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 1.2. W przypadku zgłoszenia takich uchybień, Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia pisemnych wyjaśnień Zamawiającemu oraz dokonania niezbędnej poprawy i uzupełnienia niniejszego sprawozdania w  terminie 3 dni roboczych.

4.       Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje:

       4.1. Wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1,

       4.2 Uzupełnienie i poprawę sprawozdania, o którym mowa w ust. 3, w przypadku zgłoszenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM uchybień w ostatecznej wersji sprawozdania z przeprowadzonego audytu,

 4.3. Przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do sprawozdania z przeprowadzonego audytu zewnętrznego, o którym mowa w § 1 ust. 1, pkt  1.2, na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony.

                                                                                § 5

                                                                 Warunki płatności

1.       Rachunek opiewający na kwotę wynagrodzenia, określonego w § 4 ust. 1 zostanie wystawiony przez Wykonawcę w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego,
o którym mowa w § 3 ust. 13.

2.       Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie, o którym mowa w § 4 ust. 1, w terminie 30 dni od daty skutecznego dostarczenia Zamawiającemu Faktury/Rachunku.

3.       Zapłata nastąpi przelewem bankowym z konta Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy – nr rachunku ................................................................................ ulokowany w ............................................................................................................ Termin płatności uważa się za zachowany, jeśli w terminie określonym w ust. 2 Zamawiający dokona polecenia przelewu ze swojego konta bankowego na konto Wykonawcy.

 § 6

                                                      Kary umowne

1.       Strony  postanawiają, że w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących po jego stronie, terminów wykonania poszczególnych etapów umowy,
o których  mowa w § 2, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 za każdy dzień zwłoki.

2.       W przypadku odstąpienia od umowy przed rozpoczęciem pierwszej czynności audytowej, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w  wysokości 20 % wynagrodzenia brutto,
o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy.

3.       Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego przed rozpoczęciem pierwszej czynności audytowej, pokryje on koszty poniesione przez Wykonawcę do chwili odstąpienia od umowy, lecz nie więcej niż 20 % wynagrodzenia
o którym mowa w § 4 ust. 1.

4.       Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, pokryje on koszty poniesione przez Wykonawcę od chwili rozpoczęcia danego etapu umowy do chwili odstąpienia od umowy, lecz nie więcej niż 20 % wynagrodzenia o którym mowa w § 4 ust. 1.

5.       Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokością kary
umowne zastrzeżone w umowie w przypadku niedotrzymania terminów, niewykonania
lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę umowy.

§ 7

                                             Postanowienia końcowe

1.      Zmiany umowy będą dokonywane za zgodą obu stron w formie pisemnej pod rygorem
nieważności w postaci aneksów do umowy.

2.      W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego.

3.      Spory mogące wyniknąć w związku z umową będzie rozstrzygał Sąd właściwy dla
siedziby Zamawiającego.

4.      Umowę spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze
stron.

 

ZAMAWIAJĄCY                                                               WYKONAWCA          

§ 2

 

Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia od dnia podpisania umowy, po poniesieniu przez Zamawiającego (Beneficjenta) 50% wydatków całkowitych projektu. 

Zakończenie realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem terminu zakończenia realizacji projektu, ustala się w ciągu 30 dni od dnia podpisania niniejszej umowy.

§ 3

Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje:

..................................................

..................................................

………………………….….…

..................................................

………………………………..

 

Z chwilą dostarczenia raportu końcowego z audytu projektu, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony, w tym  w szczególności następujące pola eksploatacji: 

utrwalenia, 

zwielokrotnienia określoną techniką,

wprowadzania do pamięci komputera,

wyświetlania,

publicznego odtworzenia,

udzielania licencji na wykorzystanie.

§ 4

Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego lub opinii zawierającej wnioski z audytu.

W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię oraz planowany harmonogram przeprowadzenia audytu.

Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu powinien być przedłożony nie później niż w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. Powyższy dokument, po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu.

Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin złożenia wstępnej wersji raportu końcowego – min. 5 dni kalendarzowych przed upływem ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia.

Zamawiający ma 3 dni na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag.

W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2 dni.

Ostateczny raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Excel) lub w formacie umożliwiającym odczyt w programie Open Office.

Sporządzenie końcowego raportu lub opinii z przeprowadzonego audytu, w kształcie wymaganym przez Instytucje Zarządzającą RPOWiM stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę końcowej faktury VAT.

Zakres raportu końcowego zawarty jest w załączniku nr 1 do rozeznania cenowego.

§ 5

Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności. 

Wykonawca winien przeprowadzić audyt projektu, o którym mowa w niniejszej umowie,

 zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu. 

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie zadań przewidzianych niniejszą umową oraz za działania i zaniechania osób wykonujących w jego imieniu umowę jak za działania i zaniechania własne.

§ 6

Wszystkie dokumenty i informacje otrzymane przez Wykonawcę od Zamawiającego będą zachowane w ścisłej poufności i nie zostaną udostępnione osobom trzecim bez zgody Zamawiającego. Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania poufności takich informacji, tylko jeżeli, takie ujawnienie będzie wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub decyzję właściwego sądu.

Bezprawne naruszenie postanowień ust. 1, traktowane będzie w szczególności, jako czyn nieuczciwej konkurencji i pociągać będzie za sobą sankcje przewidziane w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r., nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). 

Wszystkie dokumenty i informacje dotyczące Zamawiającego, które Wykonawca uzyska od Zamawiającego w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy pozostaną własnością Zamawiającego. Wykonawca zwróci takie dokumenty i informacje Zamawiającemu na każde żądanie, w tym kopie takich materiałów, z uwzględnieniem obowiązku ich zatrzymania w zakresie określonym prawem. 

 Klauzula poufności jest nieograniczona w czasie i będzie obowiązywać również po rozwiązaniu, wygaśnięciu lub odstąpieniu od Umowy. 

Wykonawca będzie przechowywał i udostępniał Zamawiającemu pełną dokumentację dotyczącą realizacji zamówienia co najmniej do  dnia 31 grudnia 2020 r.

§ 7

Ryczałtowa cena usługi, będącej przedmiotem niniejszej umowy wynosi ………………… zł brutto, słownie: ……………………………………………brutto, w tym podatek VAT ….. % w kwocie …………….. zł słownie: ………………………… …………………. zł.

Strony nie mogą zmienić ceny wykonania zamówienia ustalonej w ust. 1 bez względu na faktyczny zakres  prac niezbędny do wykonania przedmiotu umowy.

Strony postanawiają, że rozliczenie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie faktury końcowej. Należność będzie płatna przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego.

4. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez strony bez uwag protokół odbioru  przedmiotu umowy w wersji papierowej i elektronicznej.

5.   Jeżeli umowa będzie realizowana przy pomocy Podwykonawców do każdej faktury będzie dołączone pisemne oświadczenie Wykonawcy o uregulowaniu przez niego na rzecz Podwykonawców należności z tytułu dotychczas wykonanych przez nich usług. Brak takiego oświadczenia będzie podstawą nie przyjęcia do realizacji faktury przez Zamawiającego.

6. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje również przeniesienie praw autorskich na Zamawiającego.

§ 8

Zamawiający dopuszcza wykonanie części usług wymienionych w ofercie Wykonawcy Podwykonawcom. Zlecenie wykonania części usług Podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części usług. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za jakość, terminowość oraz bezpieczeństwo usług wykonywanych przez Podwykonawców. Wykonawca zapewni ustalenia w umowach z Podwykonawcami takiego okresu odpowiedzialności za wady, aby nie był on krótszy od okresu odpowiedzialności za wady Wykonawcy wobec Zamawiającego.

Wykonawca powierza wykonanie następującego zakresu usług Podwykonawcom: …………………………………………………………………………………………..

Do zawarcia przez Wykonawcę umowy o usługi z Podwykonawcą wymagana jest zgoda Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający w terminie 14 dni od przedstawienia mu przez Wykonawcę projektu lub umowy z Podwykonawcą nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń uważa się, że wyraził zgodę na zawarcie umowy.

§ 9

Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Zamawiającego będzie - ……………………………….., tel. ……………, e-mail: …...................... 

Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy będzie – ………… ......................., tel.:  ………………,  e-mail:............................................

§ 10

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust.1 umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które  odpowiada Wykonawca,

w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w § 7 ust.1 umowy za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w terminie określonym w § 2 umowy  za każdy dzień zwłoki,

w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w § 7 ust. 1 umowy za zwłokę w przekazaniu szczegółowego planu przeprowadzenia audytu, o którym mowa w  § 4 ust. 2 i 3 umowy za każdy dzień zwłoki,

w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w § 7 ust.1 umowy, w przypadku nie dotrzymania terminu określonego w § 4 ust. 4 i 6  umowy za każdy dzień zwłoki.

Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną:

a) w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 7 ust. 1 w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Zamawiający.

Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wad, bez względu na wysokość związanych      z tym kosztów.

 W przypadku nie usunięcia przez Wykonawcę stwierdzonych wad w uzgodnionym terminie, Zamawiający ma prawo zlecenia usunięcia wad, obciążając pełnymi kosztami  Wykonawcę.

Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego.

§ 11

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy:

skrócenia terminu wykonania przedmiotu zamówienia w przypadku zakończenia przez Wykonawcę przeprowadzenia audytu przed terminem określonym w umowie.

zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytu, w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę.

zmianę kolejności wykonywania czynności określonych w szczegółowym planie przeprowadzenia audytu w uzasadnionych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę.

zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawców, którzy realizują części zamówienia wskazane w ofercie Wykonawcy  w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę.

zmianę terminu zakończenia przeprowadzenia audytu, w przypadku nie osiągnięcia przez Zamawiającego zaawansowania finansowego na poziomie 50% wydatków całkowitych projektu.

§ 12

Oprócz wypadków wymienionych w przepisach księgi III tytułu XV Kodeksu Cywilnego, stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy:

a) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy,

b) zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy,

Wykonawca nie rozpoczął czynności przeprowadzania audytu bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje ich pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie.

stwierdzenia istotnego, mającego zasadniczy wpływ na przedmiot umowy, niewykonania obowiązków przez Wykonawcę.

2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie.

§ 13

1. Wszelkie zmiany w umowie pod rygorem nieważności muszą być dokonane w formie pisemnej.

§ 14

Wszystkie ewentualne kwestie sporne powstałe na tle wykonania niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia, spory podlegają rozstrzyganiu przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 15

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

§ 16

Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy.

 

WYKONAWCA:                                                                         ZAMAWIAJĄCY: