Świątki, dn. 15.02.2018 r.
ROS.271.1.1.2018


ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na usługę  zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30000 euro.

 Zapraszam do złożenia oferty cenowej na: „Świadczenie usługi inżyniera projektu w zakresie realizacji zadania dotyczącego uruchomienia e-usług dla mieszkańców
w ramach projektu pn. „Informatyzacja usług publicznych w Gminie Świątki”. Wartość ogółem projektu  wynosi: 721395,00 zł.
Okres realizacji projektu:
1. data rozpoczęcia realizacji projektu: 30.03.2017 roku.
2. data rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu: 01.12.2017 r.
3. data finansowego zakończenia realizacji projektu: 31.12.2018 r.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi inżyniera projektu w zakresie realizacji zadania dotyczącego uruchomienia e-usług dla mieszkańców w ramach projektu pn. „Informatyzacja usług publicznych w Gminie Świątki” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, III Osi Priorytetowej Cyfrowy Region, Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych.
2. Usługa inżyniera projektu w ramach zadania dotyczącego uruchomienia e-usług dla mieszkańców będzie polegać na:
1) przygotowaniu dokumentacji przetargowej, w tym opis przedmiotu zamówienia (SIWZ), przygotowanie wzoru umowy, szacowaniu wartości zamówienia;
2) wsparciu eksperckim w procedurze przetargowej;
3) wsparciu w procedurach odbiorów – nadzór nad zgodnością pracy Wykonawcy z SIWZ i założeniami projektu.
3. Usługa inżyniera projektu świadczona będzie:
1) bezpośrednio, w siedzibie Zamawiającego;
2) za pośrednictwem elektronicznych środków porozumiewania (telefon, email).
4. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązuje się również do:
1) przekazania Zamawiającemu wszelkich praw autorskich do wykonanych dokumentów,
2) udzielenia wyjaśnień dotyczących treści opracowanej dokumentacji technicznej
i pozostałych dokumentów na każde wezwanie Zamawiającego, w szczególności na etapie procedury zamówieniowej, w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
3) własność przedmiotu zamówienia określonego w ust. 1 przechodzi na  Zamawiającego z dniem wydania. 

5. Szczegółowy zakres obowiązków związany z wykonaniem zamówienia określa załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty – projekt umowy.

6. Sposób wykonania zamówienia:
1) wszystkie materiały należy dostarczyć nieodpłatnie do siedziby Urzędu Gminy w Świątkach, Świątki 87, 11-008 Świątki.
2) Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia
o przeniesieniu wszelkich praw autorskich do wykonanych dokumentów.

II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

1. Realizacja usług, o których mowa w rozdziale „Opis przedmiotu zamówienia” ust. 2 pkt  1-2 – w terminie do 60 dni od dnia podpisania umowy.
2. Usługi w zakresie, o którym mowa w rozdziale „Opis przedmiotu zamówienia” ust. 2 pkt 3-6. Wykonawca zobowiązany jest realizować w terminach wynikających z zadań objętych przedmiotem usługi inżyniera projektu, do chwili ich zakończenia przy założeniu, że powinny one być zrealizowane zgodnie z harmonogramem przyjętym we wniosku o dofinansowanie oraz przed datą końcową realizacji projektu ustaloną na  dzień 31 grudnia 2018 r.

III. WARUNKI  UDZIAŁU  W  POSTĘPOWANIU:

Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi spełniać niżej określone warunki udziału w postępowaniu:
1. Wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie konieczne do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże,że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał należycie co najmniej jedną usługę polegającą na pełnieniu funkcji inżyniera kontraktu, projektu lub inną o charakterze kierowniczym i/lub nadzorczą nad realizacją projektu mającego na celu wdrożenie/ modernizację systemów informatycznych wraz z zakupem sprzętu obejmujących rozwiązania informatyczne dotyczące udostępniania i świadczenia eUsług na poziomie dojrzałości 3 (dwustronna integracja) i 4 (transakcja)  o wartości projektu minimum 400000,00 zł brutto.
Oceny spełnienia w/w warunku Zamawiający dokona na podstawie wykazu usług zawartego w formularzu oferty będącej załącznikiem nr 1 do zaproszenia do złożenia oferty, (pkt 5 ppkt 4) wraz z poświadczeniem (poświadczeniami) potwierdzającymi, że usługa (usługi) wskazana (wskazane) w tym załączniku zostały wykonane należycie.
2. Wykonawca ponadto musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz przynajmniej 1 osobą posiadającą co najmniej wykształcenie wyższe, wiedzę z zakresu metodyki zarządzania projektami oraz posiadają doświadczenie w pełnieniu minimum jednokrotnie funkcji inżyniera kontraktu lub doradcy technicznego, projektu obejmującego swoim zakresem wdrożenie rozwiązań informatycznych dotyczących udostępniania i świadczenia e Usług na poziomie dojrzałości 3 (dwustronna integracja) i 4 (transakcja).
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie (w formularzu oferty będącej załącznikiem nr 1 do zaproszenie do składania ofert, (pkt. 5 ppkt 5 ), że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

IV. SPOSÓB OBLICZENIA CENY ORAZ KRYTERIA OCENY OFERT:

1. Opis sposobu obliczenia ceny:
1) cenę podaną w ofercie (brutto w PLN) należy określić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, 
2) cena podana w ofercie ma charakter ryczałtowy, jest ostateczna i Zamawiający nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów związanych z realizacją zamówienia,
3) w rubryce „cena ofertowa brutto” należy podać całkowite wynagrodzenie brutto ryczałtowe zawierające wszystkie opłaty, podatki oraz koszty związane z realizacją całości zamówienia obejmującą łączne i ostateczne wynagrodzenie należne po zrealizowaniu prawidłowo zamówienia – Cena ta będzie służyła porównaniu ofert.
2. Kryteria oceny i opis przyznawania punktacji:
1) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego,
2) kryteria oceny i opis przyznawania punktacji:
a) Zamawiający stosuje jedno kryterium: cena – 100 %,
b) kryterium „cena” (C) – będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podane przez Wykonawcę na formularzu oferty,
c) przy obliczaniu najkorzystniejszego bilansu cen i innych wymagań opisanych we wniosku o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający posłuży się wzorem:
   Wn
C = ----- x K x 100%
   Wb
gdzie:
Wn – wartość oferty najkorzystniejszej (najniższa cena)
Wb – artość oferty badanej
K – kryterium określone przez Zamawiającego
C – cena zaoferowana przez Wykonawcę
3) punktacja przyznawana ofertom będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów uznana zostanie za ofertę najkorzystniejszą,
4) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w zaproszeniu do złożenia oferty i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru.

3. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje
z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.
4. Zaleca się, aby Wykonawcy pozyskali dla siebie na swoją własną odpowiedzialność
i ryzyko wszelkie informacje, które mogą być niezbędne w przygotowaniu oferty oraz przy zawieraniu umowy. Koszty z tym związane ponosi Wykonawca.

V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY

1. Pisemną ofertę należy złożyć na załączonym formularzu (załącznik nr 1).
2. Do oferty należy dołączyć:
1) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty względnie do podpisania innych dokumentów  składanych wraz z ofertą, chyba, że Zamawiający może je  uzyskać  w szczególności  za pomocą bezpłatnych i  ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów  publicznych w rozumieniu  ustawy  z  dnia  17  lutego  2005  r.  o  informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (jednolity tekst: Dz.U. z 2017 r., poz. 570),  a  Wykonawca wskazał to wraz ze złożeniem oferty, o ile  prawo  do  ich podpisania nie wynika z dokumentów złożonych wraz z ofertą (KRS, CEIDG,  umowa spółki etc.),
2) w  przypadku  podpisywania  oferty  lub  poświadczania  za  zgodność  z  oryginałem  kopii dokumentów przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestrowym (ewidencyjnym) Wykonawcy,  należy  do  oferty  dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie,
3) poświadczenie lub inny dokument potwierdzający spełnienie warunku udziału
w postępowaniu określony w rozdziale III ust. 1.
3. Oferta może być złożona:
1) w formie pisemnej (w zaklejonej kopercie) w siedzibie Zamawiającego tj. w Urzędzie Gminy w Świątkach, Świątki 87, 11-008 Świątki.
2) e-mailem (zeskanowana oferta z podpisem) na adres sekretarz@swiatki.pl
4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
5. Wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy, gdy zostanie wybrany na Wykonawcę niniejszego zamówienia.
6. Na kopercie/w e-mailu należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis:

Oferta cenowa na „Świadczenie usługi inżyniera projektu w zakresie realizacji zadania dotyczącego uruchomienia e-usług dla mieszkańców w ramach projektu pn. „Informatyzacja usług publicznych w Gminie Świątki”.

7. Termin składania ofert: do dnia  27 lutego 2018 r. do godz. 1400.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
9. Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z ww. wymogami ponosi Wykonawca(np. potraktowanie oferty jako zwykłej korespondencji i nie dostarczenie jej na miejsce składania ofert w terminie określonym w punkcie 7. Oferty, które wpłyną do Urzędu Gminy w Świątkach po terminie określonym w pkt 7 nie będą rozpatrywane.
10. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zaproszenia. Odpowiedź zostanie wysłana do Wykonawcy zadającego pytanie oraz do osób do których zostało skierowane zaproszenie do złożenia ofert. Udzielone odpowiedzi nie będą zdradzać, wskazywać ani identyfikować podmiotu zadającego pytanie. Zamawiający zastrzega możliwość pozostawienia pytania bez odpowiedzi w sytuacji jego złożenia w terminie krótszym niż 1 dzień przed terminem składania ofert.
11. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
12. Osoby uprawnione do kontaktu z Wykonawcami:
1) Jarosław Milewski, tel. 668859641, fax. 896169822, e-mail: sekretarz@swiatki.pl
13. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przekaże do Wykonawcy którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zaproszenie do podpisania umowy.
14. Załączniki do zaproszenia do składania ofert:
1) druk oferty
2) projekt umowy